Dijitalleşmenin getirdiği güvenlik sorunları nedeniyle resmi işlemlerde fiziksel evrak kullanımı sürdürülüyor. Ancak fiziksel evraklar, dijitale kıyasla işlemlerin çok daha yavaş yapılmasına neden oluyor. Devlet kurumları içerisindeki yazışmalar da bu dönüşüm sürecinin, tüm vatandaşları etkileyen önemli bir parçası. Resmi Gazete’de yayınlanan yeni düzenlemeye göre, söz konusu dönüşüm 1 Temmuz 2020 tarihinden itibaren tamamlanacak.

Yeni düzenlemeye göre tüm devlet yazışmaları elektronik ortamda; logo, doğrulama kodu ve karekod bulunan eşsiz dijital nüshalarla yapılacak. Yani bir bakıma e-Devlet hizmetleriyle deneyimlediğimiz dijital belge trafiği, artık devlet içerisindeki tüm kanallarda kullanılacak. Tüm yazışmalar elektronik imza ile onaylanıp elektronik yollarla gönderilecek. Ancak gizlenmesi gereken önemli devlet belgelerini, dijital dünyanın getirdiği endişler nedeniyle bazı istisnalar da mevcut.

Gizli ve çok gizli devlet belgeleri internetsiz bilgisayarlarda düzenlenecek:

Hürriyet’ten Erdinç Çalışkan’ın aktardığı habere göre devlet tarafından “gizli” ve “çok gizli” olarak kodlanan belgeler, istisnai olarak internete bağlı olmayan bilgisayarlarda düzenlenecek. Bu bilgisayarlarda ayrıca yüksek güvenlik önlemleri bulunacak. İnternetsiz ortamda hazırlanan belgeler için de Z kodu kullanılacak. Belgelerin üzerinde kırmızı ve büyük harflerle gizlilik dereceleri yazacak.

Gizli ve çok gizli belgeler fiziksel güvenlik endişeleri nedeniyle çift zarf içerisine koyulacak. İçteki zarfın üzerinde gizlilik düzeyini bildiren bir kaşe ve belgenin muhatabına ait bilgiler yer alacak. Söz konusu belgelerin şehirler arası teslimatından PTT sorumlu olacak. Söz konusu gizli yazışmaları yapan devlet dairelerin de Kontrollü Evrak Bürosu adı verilen ve gizliliğin korunmasından sorumlu birimler açılacak.